Войти

Система электронного документооборота: в каких случаях СЭД выгодна, а в каких — жизненно необходима?

Современный бизнес динамично развивается, требуя от своих руководителей и родоначальников все новых и новых внедрений. В связи с этим автоматизация бизнес процессов предприятия превратилась в одно из обязательных условий успешности ведения и процветания бизнеса. На предприятиях довольно часто случается следующая ситуация: большинство сотрудников хотят установить систему электронного документооборота, потому что они устали от нудного поиска и длительных согласований. Однако частенько руководителей мучает вопрос экономической эффективности и целесообразности такого внедрения. В связи с этим в данной статье мы попытаемся объяснить вам, как определить, нуждается ли ваша компания в электронном документообороте или не нуждается.

Начнем с того, что на данный момент процессы распространения систем электронного документооборота освещаются недостаточно. Однако, несмотря на это, число внедрений данной системы за последние несколько лет возросло во много раз и при этом продолжает расти. Систему электронного документооборота взяла на вооружение Государственная Дума, Райффайзен, компания Лукойл и Карачаганское месторождение. К тем, кто избрал для себя систему электронного документооборота, недавно присоединились Мегафон, компания Русский алюминий, а также множество прочих организаций, чьи названия у всех на устах.

Внедрение системы электронного документооборота является вопросом целесообразности. Заказчиком должна быть приобретена та сэд программа, которая обойдется ему дешевле, нежели затраты на ручную поддержку. Представим себе ситуацию: есть компания, в которой количество регламентирующих ее деятельность документов не превышает пятьдесят. Если осуществлять пересмотр один раз в шесть месяцев, то количество документов за двенадцать месяцев не превысит цифру сто. В данном случае приобретение дорогостоящей системы электронного документооборота — выброшенные на ветер деньги.

Если рассматривать данную проблему с точки зрения затрат, которые будут потрачены на достижение цели, то гораздо эффективнее поддерживать подобную систему вручную. Есть и второй вариант: можно подобрать для своей компании такую систему, стоимость которой на десять рабочих мест составит приблизительно двадцать тысяч рублей. Если говорить о неограниченном количестве мест, то стоимость такой системы не должна превышать шестьдесят тысяч рублей. Если же вы собираетесь использовать в своем бизнесе реальные системы менеджмента качества, тогда контроль средствами СЭД вам просто жизненно необходим. К примеру, в большинстве фармацевтических компаний необходим строжайший контроль за сроками действия сертификатов, а точнее за их истечением.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

РЕКЛАМА: